AGIL It-sourcing hos Coop

Coop, It-sourcing og Peak

Peak Consulting Group»Case studies»AGIL It-sourcing hos Coop

AGIL It-sourcing hos Coop

De fleste koncerner kan forholde sig til, at tiden kan være knap og ressourcerne få. Den problematik kender de godt hos Coop, og derfor har de ligesom andre store organisationer valgt at gøre brug af outsourcing.

Det hastede!

I forbindelse med at der i Coop skulle implementeres en omfattende SAP-løsning, blev det besluttet at outsource IT-driften af SAP-løsningen, hvorfor der skulle identificeres mulige leverandører, gennemføres udbud og indgås en ny kontrakt på området. .

I den forbindelse indgik Coop et samarbejde med Peak, i forhold til at håndtere hele udbudsprocessen for den nye IT-driftskontrakt. Det var en stor udfordring, at SAP-projektet allerede var i gang og derfor var sourcing-processen, af en ny driftsaftale, under tidspres.

Peaks agile tilgang

Peak og Coop valgte en iterativ og dialogpræget udbudsform, hvor de forskellige krav og kriterier blev tilpasset undervejs i takt med at de blev afstemt af de udvalgte leverandører.

Først og fremmest blev der indledt en markedsdialog. Her fik de potentielle leverandører mulighed for at præsentere deres kompetencer indenfor udbuddets scope, herefter blev præsentationerne scoret i forhold til krav og kriterier. Selve markedsdialogen bidrog med information til den efterfølgende udformning af de detaljerede krav, og derfra blev der udvalgt tre forskellige leverandører.

Efter at have modtaget tre forskellige tilbud, blev der afholdt et antal workshops med hver af de tre tilbudsgivere. Her blev der stillet skarpt på teknisk løsningsindhold, IT-driften, kontraktforhold og priser, og der blev foretaget relevante korrektioner og tilføjelser.
Det lykkedes

Peak trådte til med tre sourcing-konsulenter, der havde hver deres kompetence indenfor sourcing. Resultatet blev, at Coop, på under fire måneder, indgik kontrakt med en ny specialiseret SAP-driftsleverandør.

Peak leverede følgende leverancer:

  • Afklaring af strategiske kriterier for valg af leverandør.
  • Kravindsamling og prioritering.
  • Indsamling og bearbejdning af erfaringer fra eksisterende outsourcing aftaler.
  • Markedsafdækning og valg af leverandører til deltagelse i markedsdialog og efterfølgende i udbud.
  • Udarbejdelse af scorings metrikker og værktøj.
  • Planlægning og gennemførelse af udbudsproces.
  • Benchmarking af tilbudte løsninger samt priselementer, i samarbejde med specialiseret benchmarking leverandør.
  • Kontraktforhandling og udformning af bilag.