Forny din it-drift med en kort og fleksibel kontrakt - Peak Consulting Group

Forny din it-drift med en kort og fleksibel kontrakt

Peak Consulting Group»Case studies»Forny din it-drift med en kort og fleksibel kontrakt

Forny din it-drift med en kort og fleksibel kontrakt

Forny din it-drift –  EKF Danmarks Eksportkredit har fornyet deres it-driftskontrakt på rekordtid og med et begrænset ressourceforbrug.

 

Læs hvordan de fik en standardaftale med fleksibel ramme, og hvordan de med hjælp fra ekstern rådgiver kom i mål på godt tre måneder.

På 02.22 It-driftskapacitet kan man få driftet alt fra en enkelt server, backup og indkøb af cloud-kapacitet til outsourcing af hele it-driften inklusiv slutbruger-udstyr som PC og tablets, mm.

Da EKF skulle forny deres eksisterende it-drift – en outsourcet serviceaftale – havde de overvejet forskellige løsningsmuligheder.

De endte med at vælge en 02.22-baseret tilgang og hentede i den forbindelse Peak Consulting Group ind til rådgivning, fortæller Piet Haarbo, it-chef i EKF:

Vi lever i en verden, hvor tingene skifter meget hurtigere, end de lange kontrakter kan rumme.

Derfor opstår der hurtigt for mange usikkerheder i forhold til juraen i kontrakterne, som ikke er særligt lette at håndtere henad vejen. Med de fleksible rammer 02.22 har, tages der højde for dette.

Samtidig er det enkelt og kræver færre ressourcer fra os, når vi bruger 02.22,” forklarer Piet Haarbo.

it-drift
Piet_Haabo_HIGH

En standard aftale med plads til fremtiden og skarpe priser

For Piet Haarbo var målsætningen klar – EKF søgte en løsning, der var så standard som mulig! Det gjorde de blandt andet fordi, de tidligere havde haft en meget kompleks og tung kontrakt, hvor nogle forhold alligevel var for løst beskrevet, og kontrakten efterhånden blev svær at håndtere.

”Ved at vælge en standardaftale får vi et fælles udgangspunkt at arbejde ud fra. Der skal nemlig ikke være nogen tvivl om, hvilken retning vi skal gå, når der opstår udfordringer undervejs. Der skal ikke være så meget plads til fortolkning,” forklarer Piet Haarbo og uddyber:

”Vi har arbejdet ud fra en antagelse om, at en standardløsning er god nok. Det betød, at vi kunne træffe en hurtig beslutning om vores valg af it-drift. Hvis vi så efterfølgende opdager huller i osten, eller hvis der opstår nye behov, er rammen på aftalen så fleksibel, at vi altid kan tømme den for services og fylde andet ind. Således har vi opnået en rammeaftale, som både kan rumme fremtiden og med skarpe priser.”

Piet Haarbo fremhæver, at hvis man bruger lang tid på at lave et udbud og en kontrakt, så er det også med et ønske om, at den kan bruges i mange år fremad.

it-drift

Velstruktureret materiale kræver minimalt ressourceforbrug

Det er ikke kun hos kunden selv, at 02.22 har vakt begejstring.

Hos Peak Consulting Group ser de stort potentiale i aftalen. Client Director Erik Pedersen rådgiver til dagligt kunder i forbindelse med større anskaffelser indenfor IT og it-drift. Da de skulle rådgive EKF, betød et velstruktureret materiale, at de både sparrede tid og ressourcer:

Hele processen kunne faktisk lade sig gøre kalendermæssigt på tre måneder – fra start til kontrakt.

Det var i øvrigt med et deltidsengagement fra vores side med underkanten af 250 konsulenttimer. Og nu er den konkrete opgave ikke en ubetydelig kontraktstørrelse.

Så I forhold til traditionelle udbud, så er det i mange tilfælde meget hurtigere og markant mindre ressourcekrævende for kunden at gå denne vej.

Det gælder både for deres egne ressourcer, men også for de rådgivere de henter ind siger Erik Pedersen.

Ifølge ham skyldes den korte arbejdstid blandt andet et velstruktureret materiale:

Når man starter op med at bruge en ny aftale, er det er klart, at man skal bruge noget tid på at sætte sig ind i det som kunde og som rådgiver. Men i dette tilfælde er det let og hurtigt at gøre, da materialet er overordentligt velstruktureret. Til de spørgsmål vi havde, fik vi god support fra SKI.

Al begyndelse kan være en smule svær

Hos EKF bekræfter Piet Haarbo, at opstarten med en ny rammeaftale kræver en vis investering. Han beskriver dog den overordnede proces, som ganske tilgængelig:

Vi benyttede ekstern hjælp fra Peak Consulting Group, som har hjulpet os med at bekræfte vores behov. Det gjorde de ved at stille os nogle spørgsmål, som vi måske ikke selv lige havde husket på at stille. Og så har de også givet os noget detaljeret erfaring med at lave sådan en tildeling.

Særligt ved denne aftale er, at kunderne her får en strategisk samarbejdspartner, som er motiveret til at udvikle den ideelle løsning, og hvor leverandøren samtidig har resultatansvaret. Det benyttede EKF sig af:

Vi inviterede alle ti leverandører ind til dialogmøde til at starte med. Sammen med dem, fik vi en god forståelse for selve situationen, og vi lyttede til deres gode råd og input. Det har hjulpet os til at få skærpet vores forståelse af, hvad der er standard. Det var meget værdiskabende for os,” fortæller Piet Haarbo og afslutter:

Alt i alt, har jeg ikke været skuffet over at køre processen – og heller ikke over resultatet. ​​​​​​​​​

02.22 It-driftskapacitet

Aftalen understøtter både drift af eget og leverandørejet it-udstyr samt cloudbaserede og sammensatte løsninger. Der kan også etableres aftaler vedr. datacenterkapacitet, såkaldt Hosting.

Den dækker al IT-drift, fra back-up og cloud kapacitet, til drift af slutbrugerudstyr og housing. Der kan indgås tre-årige leveranceaftaler, som kan forlænges i to gange tre år.

På aftalen er der ti konkurrencedygtige leverandører med forskellige styrker, og der kan tildeles direkte ud fra laveste pris. Der er også mulighed for at stille skærpede krav til sikkerhed, medarbejderoverdragelser, eller købe et løsningsforslag med resultatansvar efter miniudbud blandt de ti leverandører.

Aftalens priser på ni af de vigtigste områder reguleres hvert halve år af SKI på baggrund af indekstal, som er lavet på baggrund af benchmarkanalyser som udarbejdes af Zangenberg og Quarterly Analytics.

Det sikrer, at aftalens priser følger markedsudviklingen.