Robotics og AI - Peak Consulting Group
Læs artiklen og få svarende på de 5 vigtigste spørgsmål om robotics og AI

Hvad er RPA?

RPA, står for Robot Process Automation og hører til kategorien Robotics, som favner forskellige former for robotteknologi.

RPA er softwarerobotter, som udfører robotjobs. Det skal derfor betragtes som en arbejdskraft, på samme måde som mennesker er det. Robotterne udfører alene regelbaseret og rutinepræget arbejde.

De udfører et job af gangen og går derefter videre til det næste job. Det gør de uden pauser, keder sig ikke eller bliver trætte. De arbejder på samme måde, som almindelige brugere på systemerne. Robotterne udfører alene deres klart beskrevne arbejde og gør kun det, de bliver bedt om.

De kan i princippet arbejde 24-7 og er begrænset til opgaver, som har helt faste regler og rammer i form af et digitalt input og et digitalt output. Hvis en robot ikke kan løse en opgave, lægger den opgaven til side og så overtager et menneske opgaven. Softwarerobotter er derfor en hjælp til at få løst kedelige rutineprægede opgaver. Det betyder, at arbejdsglæden ofte stiger efter implementeringen af softwarerobotter, men rejsen med implementering af softwarerobotter er som regel præget af usikkerhed og frygt blandt medarbejderne

RPAA udfører simple processer automatisk - mennesker udfører det komplicerede arbejde.

som

  1. Læs e-mail
  2. Åbn excel-fil fra attachement
  3. Indsæt excel-datai ERP system

Hvis arbejdet overholder foretningsreglerne, så er det roboten der udførere opgaven 80% af gangene, hvis det er et nej så er det medarbejderen som udfører opgaven, 20% af gangene.

Karakteristika for Robotjobs

  • Gentagne opgaver af simpel karakter
  • Periodisk indtastning fra et system til et andet
  • Behandling, sortering og arkivering af mails fra fællespostkasser
  • Udarbejdelse af rapportering, via indsamling af data fra forskellige systemer

Hvad koster det?

Øger produktivitet uden behov for systemændringer

  • Robotter kan kopiere medarbejdernes arbejde uden at påvirke de underliggende systemer.
  • Der skal for eksempel ikke bygges dyre integrationer.

Let at beregne Business Casen

  • Alt efter proces vil 1 robot erstatte 10-20 procent af 5-10 medarbejderes arbejde og frigøre tid til kerneopgaver.
  • Det vil sige en årlig driftsbesparelse på 150-300.000 kr. mod en årlig licens på ca. 65.000 kr. per robot.
  • Med tillæg for projektomkostninger kan tilbagebetalingstiden typisk være mellem 1 og 3 år.*

Hurtigt alternativ til at udskifte legacy-systemer

  • RPA kan være en hurtig løsning til at skabe nogle forbedringer til sine legacysystemer, mens en strategi for ens
  • infrastruktur fastlægges, planlægges og udføres.

* Kilder: Mary Lacity & Leslie Willcocs: Robotic Process Automation at Telefónica O2.
London School of Economics & Political Science. 2015.
The Forrester Wave™: Robotic Process Automation, Q1 2017

Hvordan indfører  I robotteknologi?

1

Forretning og IT indgår et samarbejde

  • Initiativet kommer enten fra forretningen eller IT, men sørg for at begge parter er med, hvis I skal lykkedes.

2

Find en neutral partner

  • Hvis viden om RPA og procesarbejde ikke fi ndes inhouse, så fi nd en udefra, som kan facilitere forløbet.
  • En udefra kan bidrage med viden og sætte tempo på processen, men kan ikke lykkedes uden organisationens egen deltagelse

3

Udvælg jeres teknologi

  • Der fi ndes fl ere teknologier på markedet.
  • Undersøg dem nærmere og udvælg en eller to teknologier, som I ønsker at benytte.
  • IT og forretning skal begge være med til at vælge teknologi, for at sikre et godt valg, som begge parter kan stå inde for.

4

Identifi cér egnede processer til automatisering

  • Opstil liste med idéer til processer.
  • Sørg for at kvantifi cere disse processer med mål for mængde og tid i samme enheder.

5

Prioritér en proces til automatisering

  • Vælg en proces, som er enkel og ufarlig.
  • Vælg en proces, med en godtidsmæssig eller kvalitetsmæssig gevinst.

6

Automatisér den første proces

  • Lav før og efter tidsmålinger på processen, for at få fuldt udbytte af teknologien.
  • Stil med et projekthold, som både har lysten, engagementet og kompetencerne til at arbejde projekt- og procesorienteret med ny teknologi
  • Stil med en projektleder, som er dygtig til at arbejde med forandringsledelse og som besidder viden om procesoptimering.

7

Evaluér forløbet

  • Forandringsforløbet er det sværeste, så forvent at det tager ekstra tid
  • Tag læringen med undervejs og evaluér, så I bliver bedre til at automatisere ved næste proces.

Når først samarbejdet mellem IT og forretningen er på plads, teknologien er indkøbt og de første processer skal automatiseres, så vær opmærksom på jeres implementeringsstrategi.

Den agile metode er en klar fordel at arbejde med, for at få etableret det rigtige mindset i organisationen med automatiseringsarbejdet.
Det skal kunne gøres hurtigere end den tid almindelige IT-projekter bliver gennemført på.

En automatisering af en delproces, skal gerne kunne gøres på ca. 6 uger.

Skal man lave et proof of concept?

Nej, det er ikke nødvendigt at lave et Proof of Concept i forhold til at vurdere om teknologien virker. Mange organisationer har implementeret forskellige former for RPA teknologi, så spørgsmålet er mere hvilken teknologi – og hvordan man anvender RPA.

Et Proof of Concept kan nemt give forkerte forventninger til ens reelle RPA implementering, for der er stor foskel på at arbejde i et testmiljø og så have en autimatisering kørende i drift. Så brug energien på den reelle RPA implementering i stedet for – og brug de uafhængige rapporter og produktdemonstrationer, til at vurdere hvilken RPA teknologi I ønsker.

Arbejd Agilt

RPA egner sig særligt meget til den agile metode. En automatisering af en delproces, kan med fordel gøres på cirka 6 uger. Hvis agilitet er nyt i organisationen, må man påregne at det tager længere tid, men det er vigtigt at bevare ambitionen om de cirka 6 uger til en automatisering – også selvom at det tager længere tid i starten.

Hvordan bliver automatiseringen en del af jeres måde
at arbejde på?

  • Hvordan kan I standardisere jeres måde at automatisere på så kvalitet, sikkerhed og hastighed opnås?
  • Hvilke governance processer skal udvikles til jeres organisation?
  • Hvem skal være sponsor for automatiseringsprojektet, skabe rammerne for projektet og løbende følge op på de tidsmæssige besparelser og kvalitetsløft, som leveres til forretningen?
  • Hvordan skal det fremadrettede organisatoriske setup være for etablering af løbende automatisering i jeres organisation?

Hvem skal fremadrettet drive jeres robotsatsning?

Når I har fået automatiseret jeres første processer, bliver et helt naturligt spørgsmål; hvilken organisatorisk enhed skal drive de kommende automatiseringer i organisationen? Enheden kan hedde Robotic Operational Center (ROC) – andre kalder det Center of Excellence eller lignende. Det er en enhed som løbende understøtter foretningsønske om automatiseringer.

Hvordan bliver automatiseringen en del af jeres måde
at arbejde på?

  • Hvordan kan I standardisere jeres måde at automatisere på så kvalitet, sikkerhed og hastighed opnås?
  • Hvilke governance processer skal udvikles til jeres organisation?
  • Hvem skal være sponsor for automatiseringsprojektet, skabe rammerne for projektet og løbende følge op på de tidsmæssige besparelser og kvalitetsløft, som leveres til forretningen?
  • Hvordan skal det fremadrettede organisatoriske setup være for etablering af løbende automatisering i jeres organisation?

Hvor vil I placere udvikling og overvågning af robotterne?

ROC kan både være placeret i forretningen eller i IT. Det er blot vigtigt at huske på, at det kræver tæt samarbejde mellem IT, ROC og forretningen løbende at producere automatiseringer, der lever op til kvalitets- og sikkerhedskrav – og som samtidigt
bliver leveret på cirka 6 uger. ROC bliver uanset placering, enheden der skal understøtte samarbejdet mellem IT og forretningen.

Hvordan undgår I, at robotter splitter IT og forretningen?

Når den første automatisering skal udføres, støder man ofte på en del modstand fra både forretningen og IT. Mange projekter oplever ligeledes, at det enten er forretningen eller IT, som er initiativtager og at de nemt “glemmer” den anden part. Måske fordi man tror, at det vil være hurtigere at implementere uden at den anden part er involveret. Det er det som regel ikke – ofte er det modsat. Det kan derfor klart betale sig at få begyndt rigtigt, så både IT og forretning er med i projektet fra start af. De skal indgå i projektet som ligeværdige parter, og begge bære ansvaret for at lykkedes med det.

Hvordan designer I jeres governance processer?

Når den første proces skal automatiseres, bliver det klart at organisationen ikke har nogen governance processer for automatisering – og at man mangler dem. Alle de spørgsmål, som bliver stillet, af både IT og forretning, kan bruges som input til nødvendige processer, der skal designes. Ambitionen om de cirka 6 uger skal dog ligge fast, så ens governanceprocesser understøtter agilitet og hastighed. Design jeres governance processer samtidigt med, at I automatiserer de første processer og revidér dem igen senere, når I har fået mere erfaring. Derved får I løbende optimeret jeres governance processer.