Kom sikkert i gang med næste generation Digital Post - Peak Consulting Group ApS

Kom sikkert i gang med næste generation Digital Post

Næste generation Digital Post lurer om hjørnet - kom sikkert over på den nye løsning

Peak Consulting Group ApS»Artikler»Kom sikkert i gang med næste generation Digital Post

Kom sikkert i gang med næste generation Digital Post

I 2021 lancerer Digitaliseringsstyrelsen en ny udgave af Digital Post. Grundideen er den samme som tidligere – og mulighederne er i det store hele de samme – plus lidt til. Men hvor stiller det myndighederne – hvilke valg skal de foretage, og hvilke muligheder kan de gribe i processen?

Digital Post blev i årene 2013 og 2014 obligatorisk for virksomheder og borgere. Det krævede en omfattende omlægning af systemer og arbejdsgange – og for mange myndigheder var det en hård tørn. Læren var, at det er svært at få overblikket, og at djævelen (som ofte) er i detaljen. Kommunikation med borger og virksomheder er en alvorlig sag, og det kan have alvorlige konsekvenser, hvis den digitale post ikke kommer frem. Og netop den risiko er markant større denne gang end sidst. Efter den succesfulde omlægning til digital post er brug af fysiske breve ikke på samme måde en gangbar plan B, hvis borgeren ikke er klar til at åbne den nye digitale postkasse.

Det betyder, at mange myndigheder står over for en beslutning om, hvordan opgaven skal løses. Skal der etableres et større tværgående projekt, eller er det en opgave, der let kan håndteres af it-driftsafdelingen og af myndighedens systemleverandører?

Der findes naturligvis ikke et klart svar på dette spørgsmål. Det afhænger af situationen i dag – og myndighedens ambitionsniveau hvad angår digital kommunikation. En sikker overgang til den nye løsning er under alle omstændigheder et must – og valg af strategi bør baseres på en afvejning af gevinster og risici.

Den nye løsning – kort fortalt

Det ”nye” i løsningen er grundlæggende, at den ejes af det offentlige og ikke er baseret på e-Boks-løsningen. Det betyder bl.a., at system-integrationerne ændres, så de ikke længere afspejler e-Boks-logik, at data om fx kontaktmuligheder kan løsrives, og at der er funktionalitet fra den private del af e-Boks-løsningen, der udgår.

Med det offentlige ejerskab følger også en anden betalingsmodel og bedre muligheder for kommunikation mellem myndigheder. Det er slut med ”digital porto” for at sende meddelelser og myndigheder kan nu frit bruge løsningen. Det betyder, at hensynet til en god og modtagerorienteret kommunikation kan sættes i centrum, uanset om der kommunikeres med borgere, virksomheder eller andre myndigheder.

Overgang til den nye løsning

Digitaliseringsstyrelsen har igangsat et tværgående implementeringsprojekt for alle myndigheder, og der er udarbejdet kompetente støtteværktøjer, vejledninger og netværksfora. Som led heri skal myndigheder indmelde en kontaktperson og myndigheden får adgang til et system, der giver overblik over de opgaver, der skal udføres.

På den korte bane: 

Inden august 2021 er der krav om, at alle offentlige myndigheder, der anvender digital post:

  • Opretter en ny ”kontaktstruktur”, dvs. en borgerrettet og emnebaseret oversigt der matcher brugergrupper internt i myndigheden.
  • Anskaffer sin egen digitale postkasse og sit eget interne digitale fordelingssystem. Den nye Digital Post-løsning er ikke længere en postkasse i sig selv, men et ”bud” der bringer post til myndighedens egen postkasse. Myndigheden skal herfra fordele posten til myndighedens egne medarbejdere.
  • Omdirigerer afsendersystemerne, så de ”peger” på den nye Digital Post-løsning.

På den længere bane:

Fra august 2023 skal systemerne ikke bare ”pege” på den nye løsning, de skal også omlægges, så de anvender formatet i den nye løsning, det såkaldte ”MeMo-format”. Det betyder for det første, at der skal ske tekniske ændringer af afsendersystemerne. I mange tilfælde vil leverandøren klare den del. Den nye løsning giver også mulighed for at ”fremhæve” vigtige informationer for modtageren. Det kan fx være oplysninger om en tidsfrist. Sker dette ikke i myndighedens breve, er der risiko for, at modtageren overser brevene fordi man vænnes til, fra andre breve med frister, at informationen er fremhævet.

Kom sikkert over på den nye løsning

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en god hjælpepakke, men i sidste ende er det den enkelte myndighed, der har ansvaret for at sikre, at overgangen forløber gnidningsfrit og at den digitale post ikke går tabt. Om projektet er stort eller småt afhænger myndighedens situation og ambitionsniveau. Start derfor i god tid med en foranalyse:

1. Skab overblik

Lav et overblik over myndighedens nuværende kommunikation med Digital Post. Overblikket er en forudsætning for, at der senere kan lægges en specifik plan for hvordan hver enkelt ”postvej” overflyttes til den nye løsning. I nogle tilfælde vil skiftet være helt uproblematisk; myndigheden anvender systemer og leverandører der ”automatisk” tager hånd om skiftet. Eller også skal skiftet ske ved en styret og systematisk inddragelse af systemleverandører, egne it-folk og brugere. Men skiftet kan også betyde, at der grundlæggende er behov for nye løsninger, der fx kan modtage og fordele den indgående digitale post. I så fald skal der være tid til at afklare behov og anskaffe og implementere de nye løsninger.

2. Fastlæg jeres ambitionsniveau

Skal skiftet mere eller mindre ske 1:1? Eller skal der ske en forbedring i fx processerne for håndtering af post eller i kommunikationen med borgerne? Her kommer gevinster og risici ind i billedet. Der må ikke ske tab af post og I skal som myndighed være klar til den nye løsning indenfor den afsatte tid.

3. Læg en plan

Læg en plan der sikrer, at I har tid til at nå de opgaver der tager lang tid og I kan inddrage relevante brugere og leverandører i en sikker overgang.

4. Skab god projektstyring

Etabler projekt og styring, der matcher opgaven og sikrer hver enkelt ”postvej”. Anvendelsen af Digital Post er vokset ”organisk” over de sidste 10 år, og der er sjældent i myndigheder et fuldt billede af hvordan løsningen anvendes i dag. Overgangen til den nye løsning skal være gnidningsfri og sikker. Foranalysen er nøglen til at sikre, at overgangen forløber sikkert og uden unødigt træk på de sparsomme it- og projektressourcer, der skal løfte andre vigtige projekter på digitaliseringsområdet.