Københavns Lufthavn

Organisatorisk implementering av porteføljesystem

Peak Consulting Group»Case studier»Organisatorisk implementering av porteføljesystem i Københavns Lufthavn

Organisatorisk implementering av porteføljesystem i Københavns Lufthavn

Peak har hjulpet Københavns Lufthavne med å introdusere et nytt it-system til porteføljestyring. Etter den tekniske implementering fulgte en organisatorisk oppgave, slik at folk faktisk også begynte å bruke systemet.

 

Hva var problemet som skulle løses?

Københavns Lufthavn (CPH) rommer en stor prosjektavdeling som til enhver tid holder styr på ca. 100 aktive prosjekter på tvers av organisasjonen. Det er alt fra utvidelse av landingsbaner til arbeid med tax free-butikker. For å lage et bedre overblikk over pågående og kommende oppgaver, introduserte prosjektavdelingen et nytt porteføljestyringssystem med hjelp fra Peak. Et system er likevel ikke mer verdt enn den informasjonen lagt inn i det. Derfor var ledelsens mulighet for å danne seg et overblikk over porteføljen helt avhengig av de mer enn 50 prosjektledernes bruk av systemet.

Peaks tilnærming til oppgaven

CPH’s prosjektavdeling har gjennom en lengre periode hatt fokus på viktigheten av forandringsledelse, og både ledere og medarbeidere er introdusert til Proscis rammeværk for «change management». Imidlertid er generell forståelse for viktigheten av gode forandringer aldri godt nok i seg selv. Det ble understreket gjennom at halvdelen av prosjektlederne ikke fikk oppdatert sine prosjekter i det nye porteføljestyringssystemet umiddelbart etter systemet var tatt i bruk.

Etter den tekniske implementeringen hjalp derfor Peak med endringsledelsen som er nødvendig for å gjøre seg nytte av et nytt system. Oppgaven tok utgangspunkt i ADKAR-modellen, som skisserer fem trinn i en hensiktsmessig forandringsprosess. Beste praksis-tilnærming skal likevel tilpasses en svært konkret virkelighet. Derfor tilrettela Peak sammen med ledelsen en jordnær prosess med følgende aktiviteter:

  • Intern avstemming i ledergruppen om bruk av systemet og budskap til medarbeidergruppen
  • Tydelige annonseringer om formål og forventninger og «what’s in it for me» til medarbeiderne fra øverste leder
  • Tydelig bruk av data i hverdagen, så medarbeiderne også kan se verdien.
  • Feedback til medarbeiderne på deres input – blant annet ved å dele en samlet rapport som hittil hadde vært forbeholdt ledergruppen
  • Utvikling av PPM Playbook – en visuell manual
  • Rask lederoppfølgning ved avvik fra de avtalte prosesser

 

Hvilken forskjell gjorde det for kunden?

Korrekt bruk av systemet steg i løpet av to måneder fra cirka 50 til over 95 prosent og har ligget på samme nivå siden.