Nye krav til styring af it-systemporteføljen i staten

Det er blevet et krav for statslige myndigheder, at it-systemporteføljen dokumenteres og at den skal til review i Statens it-råd hvert tredje år – og er du topleder, så er det samtidigt blevet et krav, at du deltager.

I forbindelse med de nye krav har Digitaliseringsstyrelsen udsendt en model til porteføljestyring af statslige it-systemer. Modellen lægger op til en proces, som involverer sunde overvejelser og dialog. Se overblikket her på Digitaliseringsstyrelsens website her

Kernen i it-systemporteføljen

En del af kernen i modellen er en kortlægning af hvert omfattet system i seks dimensioner som følger:

Kortlægningen indebærer en gennemgang og besvarelse af 14 generelle spørgsmål samt 29 yderligere specifikke spørgsmål, der skal besvares for hvert system i porteføljen.

Jo større porteføljen er desto mere omfattende er kortlægningen. Derfor kan det for mange virke som en uoverskuelig proces, men faktum er, at det i sidste ende skaber værdi, fordi kortlægningen også bidrager til etableringen af en obligatorisk flerårig handlingsplan.Hos Peak er det vores erfaring, at kortlægningen styrker evnen til at prioritere, hvilket også skaber værdi.

Processen er i korte træk således:

1. Start med at skab et overblik ved at lave en liste over jeres systemer.
2. Foretag en prioritering af systemerne ud fra relevans og kritikalitet.
3. Besvar de 14 generelle spørgsmål og derefter de 29 specifikke spørgsmål. Det skaber et godt datagrundlag at arbejde videre med.
4. Herefter starter processen med at udarbejde en samlet it-handlingsplan ud fra datagrundlaget. Her opstår der en sund, nødvendig dialog og afstemning mellem forretningen og it.
   Handlingsplanen er støttet af modellen fra Digitaliseringsstyrelsen, der udover kortlægning behandler ressourcer, kompetencer, sourcing og udbudsplaner etc.

Du har nu skabt de to obligatoriske dokumenter i modellen, og næste skridt er forberedelse til og gennemførelse af review i Statens it-råd.

Peak´s opfattelse

Hos Peak er vi af den klare opfattelse, at kravet om en effektiv porteføljestyring giver god mening, da den hjælper med at styre aktiviteter og investeringer i den rigtige retning. Vi assisterer i den forbindelse styrelser med at etablere deres porteføljekortlægning og handlingsplan, samt i forberedelse til review i Statens it-råd.

Er du interesseret i at vide mere, så er du velkommen til at kontakte os.