Projektleder af udbudsprojekter - Peak Consulting Group

Projektleder af udbudsprojekter

Peak Consulting Group»Artikler»Projektleder af udbudsprojekter

Projektleder af udbudsprojekter

Har du prøvet det før; at lede et projekt, der skal gennemføre et udbud, men allerede inden I er kommet i gang, har alle involverede parter en holdning til projektet?

 

Nogle giver udtryk for, at udbuddet bare er en kedelig papirøvelse før ”det rigtige projekt”, og andre fortæller rædselshistorier om udbudsprojekter, hvor det ene tog det andet, og udbuddet endte med at tage flere år.

Du noterer dig, at de midler, du vil bruge til at sikre et smertefrit udbud, er at skabe klarhed over det samlede projektforløb fra start til slut samt sikre bevidsthed om, at strategiske valg i udbudsprocessen har afgørende betydning for implementeringsprojektet.

Før du går i gang med at planlægge projektledelsen af projektet kan det derfor være godt at vide, at ledelseskompleksiteten i et udbudsprojekt typisk er højest på følgende områder:

Projektressourcer og kompetencer

Er udbuddet ikke et ’standard-udbud’, hvor der indkøbes en vare, der er købt mange gange før, så kan organiseringen af projektet være kompleks. Hvis der skal indkøbes et nyt IT-system, der skal dække flere faggruppers behov for systemunderstøttelse, hvem bør du så have med i projektgruppen?

Repræsentanter fra de forskellige brugergrupper, IT-arkitekter, proceskonsulenter, udbudsjurister, IT-sikkerhedsfolk med videre – listen over fagprofiler kan være lang.

Èn ting er faglige kompetencer, noget andet er at formulere indholdet af de enkelte udbudsbilag.

Hvis projektgruppen har vanskeligt ved at formulere og gruppere indholdet i udbudsmaterialet, så kan hjælp udefra være en løsning.

Uanset hvordan du organiserer projektet, så husk også at nogen skal holde styr på de mange forskellige udbudsdokumenter og sikre konsistens imellem dem – især hvis mange forfattere er i gang parallelt.

Med mindre det (utilsigtet) bliver dig selv, der løfter den opgave?

Interessenthåndtering og slutprodukt

Slutproduktet i et udbudsprojekt er en underskrevet kontrakt med den leverandør, der har vundet udbuddet – så langt er alle interessenter forhåbentlig enige.

Det ses især ved tværfaglige IT-systemer, at der er et behov for klar forventningsafstemning med alle interessentniveauer i forhold til at finde kompromisser omkring kravenes formulering, arbejdsmetoder og ambitionsniveau.

Derfor er det vigtigt, at du tydeliggør, at kontrakten er styrende for implementeringsforløbet og ikke blot en papirøvelse. Det er vigtigt i tilfælde af, at der opstår diskussion vedrørende, om der skal stilles krav om én eller to ugentlige fremdriftsrapporter fra leverandøren, da det indebærer at projektgruppen aktivt skal tage stilling og ikke blot skrive to rapporter, med den indstilling at ”så kan vi altid senere finde ud af, om vi reelt har brug for ugentlige rapporter”.

Det er nødvendigt, at du eksplicit forventningsafstemmer med alle projektdeltagere og øvrige interessenter og gør det klart, at projektet er en holdindsats, hvor alle skal være loyale over for udbudsmaterialet og de kompromisser, der er indgået undervejs.

Har projektet eksempelvis en referencegruppe, der har givet input til high level krav, som projektgruppen efterfølgende har viderebearbejdet, er det vigtigt at undgå, at referencegruppedeltageren undsiger projektet med en kommentar i stil med ”vi er da aldrig blevet spurgt om, om at faktura-knappen sidder i bunden af skærmen”.

Tidsramme for projektet

Et udbud tager tid at gennemføre både i arbejds- og kalendertid. Der vil altid være en række udefra givne tidsfrister, som kan medføre et ”stop-go” projekt, hvor perioder med høj intensitet, såsom skrivning af udbudsmateriale, afløses af perioder med lav intensitet eksempelvis en prækvalifikationsperiode.

I et forsøg på at accelerere processen kan der typisk blive skåret i den tid, projektet selv er herre over, tid til markedsafdækning – og eller kravspecifikation, hvilket medfører at en deadline nås lige inden ferier eller helligdage, så disse dage tæller med i de uger, som leverandørerne har krav på – også selvom, at kvaliteten af leverandørernes besvarelser må forventes at blive derefter.

Projektorganisering

Ofte er det en god idé, at lade den projektgruppe, der har skrevet udbudsmaterialet, stå for evalueringen af tilbuddene og de øvrige aktiviteter frem mod kontraktunderskrivelsen, men det er ikke en naturlov. Hvis der eksempelvis skal gennemføres forhandlingsrunder, så kan du have behov for at justere i organiseringen. Har du også blik for organiseringen af implementeringsprojektet efter kontraktindgåelsen?

Hvad enten du selv eller en anden projektleder skal lede dette, så er der behov for at se fremad. Ofte er der kort kalenderafstand mellem kontraktindgåelsen og opstarten af implementeringsprojektet og ofte er din projektgruppe både kalendermæssigt og mentalt fyldt op af aktiviteter i den sidste slutspurt frem mod kontraktunderskriften, og ingen kan overskue at tænke på den nye projektorganisering.

Her er det vigtigt, at du sørger for at være på forkant, så du har sikret, at implementeringsprojektet har varmet op og står parat i startboksen – klar til at overtage stafetten og dermed gennemføre implementeringsprojektet. Har du erfaring med at lede udbudsprojekter – og kunne du i den forbindelse tænke dig at dele viden over en kop kaffe, så hører jeg gerne fra dig.

 

udbudsprojekter
For enden af et udbudsprojekt venter gode tilbud fra gode leverandører.