Sådan lukkede jeg et projekt ned på 6 dage - Peak Consulting Group A/S

Sådan lukkede jeg et projekt ned på 6 dage

Sissel Wie

Sissel Wie

Management konsulent

Hvad gør du, når omrokeringer, kriser og lockdowns tvinger dit projekt til en tidlig nedlukning?

Som projektleder skal du være forberedt på lidt af hvert. Også at prioriteringer skifter, tidsplaner ændres eller at dit projekt indstilles næsten overnight. Det oplevede jeg sidste sommer, da jeg i kølvandet på Corona fik besked om at lukke et projekt ned på 6 dage. Baseret på de erfaringer, det gav mig, får du her et bud på, hvordan projekt ”Nedlukning” kan eksekveres.     

 
Nogle gange skal det gå stærkt

Forestil dig, at du i godt 16 måneder har stået i spidsen for et it-udviklingsprojekt for en kunde. Projektet har 2 måneder tidligere fået godkendt investeringsbeslutningen og er nu blot et par uger fra at offentliggøre et udbud. Men med kort varsel bliver det besluttet at sætte en række projekter (herunder dit) på pause og foretage en re-prioritering af projektporteføljen. Det giver dig ca. en uge til at lukke hele projektet ned, med alt hvad det indebærer af aflysninger, stakeholder-involvering og arkivering af alt dokumentation. Nå ja, og så har du også lige en ufravigelig sommerhustur med familien, der blokerer hele weekenden. Med andre ord: Du har travlt!

 
Husk at prioritere

Med noget nær 100 opgaver og kun 6 dage til at udføre dem i, er det nødvendigt at prioritere. Og det er ikke ligegyldigt, hvad du prioriterer. Alt afhængig af, om du potentielt skal tilbage til projektet senere, eller måske aldrig skal arbejde med det igen, er der en række ting, du skal overveje. For mit vedkommende var det vigtigste:

Nedlukning på under 50 timer

Først og fremmest: Lynnedlukninger er udfordrende. Så hvis du nogensinde befinder dig i en lignende situation, kan mit forløb måske fungere som et pejlemærke for dig – både når det kommer til opgaver, men også det samlede tidsforbrug.

Sådan så min uge ud:
  • Fredag
  • Mandag
  • Tirsdag
  • Onsdag
  • Torsdag
  • Fredag
To do:

10:00: På vej ind i møde nævner afdelingslederen, at alle projekter vist nok skal sættes på pause.

12:03: Styregruppeformanden ringer kortfattet og beder mig ”wrappe” projektet op på en uge.

13:30: Hastefællesmøde med økonomicontroller om afrapportering på budget og forbrug.

14:00 Aflyse styregruppemøde som skulle være afholdt mandag formiddag.

15.00: Tog afsted på planlagt, privat weekendtur.

Samlet tidsforbrug: 5 timer

To do:

08:00 Finde og bearbejdede tal til økonomikontroller

09:00 Orientere egen chef i Peak

09:30 Telefonmøder med to underprojektledere om situationen, herunder om et planlagt møde tirsdag

10:30 Ringede rundt individuelt til 6 projektdeltagere for at orientere om situationen (som ikke var kommunikeret bredt ud)

13:00 Tale med kontorchef om praktik ift. exit, herunder hvordan projekt-site samt tidsregistrering skulle overleveres

13:30 Aflyse kommende Styregruppemøder, referencegruppemøder samt projektgruppemøder

14:00 Skabe overblik over dokumentation, der skal arkiveres og/eller flyttes

15:30 Påbegynde arkivering (slut 17:00)

Samlet tidsforbrug: 9 timer

To do:

07:30 Forsat arkivering og flytning af dokumenter

10:00 Aflyse talrige møderækker (herunder koordineringsmøder med andre projekter og programmer)

10:30 Transport

11:00: Halvdagsmøde med de to underprojektledere (slut 16:00)

  • Gennemgå sidste rettelser i brugerkrav i udbudsmaterialet
  • Opdatere status på samtlige opgaver på projektets opgaveboard

Samlet tidsforbrug: 8½ time

To do:

08:00 Opdatere CV i Peak til fremtidige opgaver

09:30 Ringe individuelt til 4 stakeholdere for at informere om situationen

11:30: Afklare faglige detaljer med udbudskonsulent inden udbudsmateriale kunne afrundes og arkiveres

12:30 Rydde op i fysiske dokumenter

14:00 Slette og arkivere e-mails

16:00 Fagligt arrangement i Peak

Samlet tidsforbrug: 8 timer

 

To do:

07:00 Fortsætte med at slette og arkivere emails

09:00 Skrive ”wrap up e-mail” til styregruppeformanden

10:30 Drøfte ny opgave med en kollega i Peak

11:30 Skrive ”Tak for nu” mail til medarbejdere i kundens projektafdeling

12:00 Udfærdige dokument A om projektets historik status og udeståender (1 side)

15:00 Skrive dokument B med overblik og projektets numre i tidsregistreringssystemet samt sagsnumre i arkivsystemet

16:00 Arkivere udbudsmateriale (slut 17:00)

Samlet tidsforbrug: 10 timer

To do:

08:00 Foretage de sidste rettelser i wrap-up e-mail samt dokument A og B og sende det hele til styregruppeformanden

09:30 Sende særskilt e-mail til styregruppeformanden med tak for godt samarbejde.

10:00 Besvare e-mails fra medarbejdere i kundens projektafdeling, der efterspørger forskellige  skabeloner og metodedokumenter

11:00 Gennemlytte og slette beskeder på telefonsvarer samt SMS

11:30 Købe flødeboller

12:00 Transport

12:30 Aflevere PC og adgangskort

13:00: Rydde op på skrivebord, smide ud mv.

13:30 Holde afskedsarrangement med kaffe og flødeboller

14:00 Farvel og tak for nu

Samlet timeforbrug: 6 timer

Så hvad har jeg lært?

Det kan lyde banalt, men først og fremmest handler det om at være forberedt på, at en hurtig lukning af projektet kan ske til enhver tid. Anden læring – især i offentlige projekter – handler om aldrig at komme for langt bagud med at opdatere og arkivere projektdokumentationen. Jeg var udfordret af, at projektassistenten var gået på ferie, så jeg selv måtte stå for en del arkivering. Det var kun muligt, fordi vi ret tæt forinden havde passeret en gate, så projektdokumentationen var fuldt opdateret og arkiveret de rigtige steder.

Tredje og måske vigtigste læring er, at det er ok at blive berørt af, at man skal afslutte et projekt, man har været glad for, men at det sagtens kan gøres på en professionel måde.

 

Læs lignende artikler

Du er velkommen til at kontakte os

Info@peakconsulting.dk | Tlf: 3526 2880