Skab overblik i jeres it-systemportefølje - Peak Consulting Group ApS

Skab overblik i jeres it-systemportefølje

It porteføljestyring

For at sikre en effektiv, opdateret og vedligeholdt it-systemportefølje er første skridt at få et internt overblik over it-systemlandskabet.

På Peaks lederseminar om styring af it-systemportefølje, delte kontorchef i Styrelsen for It og Læring (STIL), Klaus Østergård Jensen, ud af sine erfaringer med it-reviewet, og gav gode råd til, hvordan man skaber det indledende overblik i egen IT-systemportefølje.

Alle statslige myndigheder med årlige it-omkostninger på 30 mio. og/eller samfundskritiske it-systemer har eller vil komme igennem review og rådgivning ved Statens it-råd.  Både i private og offentlige organisationer kan vi lære af denne proces. Selve kortlægningsdimensionerne består af 6 dimensioner: Forretningsunderstøttelse, Teknisk tilstand, Dokumentation og viden, Økonomi, Kontrakter og sourcing samt Sikkerhed.

Skal Peak orkestrere jeres forløb?

I Peak har vi et fuldt koncept for, hvordan vi assisterer myndigheder med at forberede sig til et review.

Det tager tid

- men det betaler sig

Med 300 ansatte og et årligt budget på 450 mio. kr. driver Styrelsen for It og Læring 80 produkter og 25 støttesystemer i Børne- og Undervisningsministeriet. Og det tog da også på den gode side af et år at hive alt op af skufferne, vende og dreje det for til sidst at foretage de nødvendige prioriteringer i kortlægningen af systemporteføljen.

Resultatet blev en stor ros fra Statens It-råd, der vidnede om styrelsens modenhed og solide kendskab til sin systemportefølje.

Konsulent

3 gode råd

 Til dette kunne Klaus særligt knytte 3 gode råd til, når det gælder om at skabe overblik i porteføljen:

1. En topstyret proces sikrer sammenhængende overblik

STIL nedsatte et centralt team på 4-5 nøglemedarbejdere med tværgående viden om både systemer og organisationen. Teamets opgave var at vurdere og score alle systemerne i porteføljen.

Scoringen baserede sig på parametre som sikkerhed, teknisk gæld og forretningskritikalitet. Ved at bruge ét fokuseret team, sikrede STIL en ensartet og objektiv scoring. Dermed eliminerede de potentielle subjektive interesser i at score overdrevet lavt eller højt.  Samtlige systemer blev scoret uanset deres størrelse og kritikalitet, så der ikke var nogen blinde vinkler.

2. Batterimodellen belyser kritikalitet og ressourcebrug

Et essentielt værktøj for STIL var den såkaldte ”batterimodel”. Her blev det enkelte system vurderet ud fra, hvor kritisk et potentielt nedbrud ville være:

A: Nedbrud eller fejl fører til mindre ulemper for brugerne

A+: Nedbrud eller fejl vil have følgevirkninger, men opgaven kan udføres senere

A++: Nedbrud eller fejl vil have alvorlige følgevirkninger

A+++: Nedbrud og fejl vil have alvorlige følgevirkninger og uopretteligt svigt samt være uacceptabel ressourcekrævende at genoprette.

Dette gav et overblik over, hvilke systemer der var mest kritiske for forretningen, og hvor stor en del af de økonomiske bevillinger, de hver især brugte. Fx viste det sig, at de mest kritiske systemer udgør ca. 30% af porteføljen, målt på antal, men de står for 2/3 af budgettet.

3. Gør systemlisten til bevillingsliste

For at fastholde systemoverblikket løbende indførte STIL en indbygget governance i det fortsatte arbejde.

Den gik i korte træk ud på, at et system kun kunne modtage bevillinger, hvis det blev sat på systemlisten.

Dette fungerede som en effektiv motivator til, at alle nye systemer blev indrapporteret og vurderet, så systemlisten hele tiden er opdateret og prioriteret.  For at sikre, at STIL fortsat bevarer overblikket og foretager de rigtige prioriteringer, bliver listen og systemernes scoringer genbesøgt en gang om året.

Den samlede process

Samlet set har processen sat yderligere skub i professionaliseringen af systemporteføljestyringen og skabt synlighed og prioritering af området. De to vigtigste ting STIL tog med sig fra processen var :
  • Skab en kobling til det politiske. Få it-modernisering med i reform-arbejdet.
  • Hold processen levende. Slå ned på alternative skuffe-lister og smuthuller i porteføljestyringen.

Har du ansvaret for jeres it-systemoverblik?

Tag på kursus i grundlæggende it-systemforvaltning, og skab et overblik, der styrker sikkerhed, samarbejder og forretning.