Sådan pakker du projektet ud af feriekufferten

Sådan pakker du projektet ud af feriekufferten

Niels Kjærsgaard

Niels Kjærsgaard

Management konsulent

Som feriekufferten pakkes ud, så skal projektet også pakkes ud, så alt kan finde sin rette plads igen og projektet kan komme bedst muligt fra start efter ferien. Derfor får du ledelseskonsulentes 7 trin til at pakke projektkufferten ud.

Du kender rutinerne: Du skal stå tidligt (tidligere) op, du skal vælge det tøj, der hænger inderst i skabet (shorts og klipklapper går ikke længere!), børnene skal i skole (er det allerede den tid igen?), og du skal nu hente din kaffe i tekøkkenet nede ad gangen (og ikke indtaget i solen i en havestol på terrassen) – med andre ord: Du er kommet tilbage fra ferie! Og det er dit projekt også.

BulletLæs mere om vores tilgang til projekter her.

 
Få hele teamet med på vognen

Dit projekt har muligvis vigtige milepæle og beslutninger, der skal nås eller tages allerede i de første uger efter, ferien er slut. Det kan godt være, at du som projektleder har fokus på dem allerede på den første dag tilbage på kontoret. Men hvordan får du resten af projektdeltagerne til at re-fokusere efter ferien? Det kunne fx være ved som projektleder at lade dig inspirere af den guide, du netop er blevet mødt af på feriedestinationen, og selv agere ’guide’ for dine projektdeltagere, når de kommer tilbage fra ferie.

Her får du ledelseskonsulentens 7 bud på, hvad du som projektleder kan gøre for, at projektet kommer flyvende fra start (igen):

 
1. Prioritér smalltalken

Afhold 1:1 møder med de projektdeltagere, der tog over, da du tog på ferie. Brug tiden ved kaffemaskinen og vandkøleren strategisk – få talt med folk, og find ud af, hvad tilstanden er på projekt, fremdrift og trivsel. Lad også projektdeltagerne tale ud om deres ferie, oplevelser mm. så alle føler, at de har fået mulighed for at fortælle om deres oplevelser. Det er en forudsætning for at I kan fokusere bagefter.

Derefter kan du begynde at kortlægge: Hvad er vigtigst lige nu for dit arbejde, for din projektejer, for din styregruppe – og for projektet som helhed?

2. Tæm indbakken (og ungå at udskyde)

Pas på, du ikke bruger for lang tid på at læse alle de mails, du har modtaget, mens du var på ferie. Brug ikke lang tid på ting der er sket, men læs de nyeste mails først. Som regel er der en afslutning/konklusion på en problemstilling i den seneste mail. Lad være med at forveksle mailhåndtering med effektivt arbejde. Det handler om at bruge den energi, du har opsparet på ferien, klogt – de svære ting i projektet bliver ikke mindre svære af, at du skyder dem foran dig. 

 
3. Hold mødefri de første dage efter ferien

Brug dagene lige efter ferien optimalt. Det er måske her, du tager pulsen på projektet efter ferien; er vi on track, eller er der sket noget i ferien, der kan give anledning til re-planlægning? Tiden kan med fordel bruges på at foretage korrektioner ift. resten af projektets gennemførsel.

 
4. Opdater projektplaner og status

Forbered arbejdet, så dine kolleger får det bedste udgangspunkt for at genoptage projektarbejdet. Det betyder blandt andet at opdatere risikoregistret, ændringslog og beslutningslog, hvis dette er nødvendigt.

 
5. Inviter til Kick-off møde 

Inviter de centrale projektdeltagere til et kick-off møde. Her gentager du projektets formål og vigtigste milepæle. Lav gerne et lille ’recap’ af de seneste hændelser i projektet – lidt ligesom at starte gode tv-serier med en kort opsummering på, hvor vi er i historien. På den måde starter I alle det samme og det rigtige sted på trods af forskudte ferieperioder.

 
6. Byd styregruppen ‘velkommen tilbage’ til projektet

Skab engagement, og få projektet til at være ’top of mind’, når medlemmerne af styregruppen åbner deres indbakke efter ferien. De har været på ferie, men det har projektet ikke. Book et 1:1 møde med din styregruppeformand/projektejer for at sikre din egen opfattelse og forventningsafstemning med ham/hende omkring projektet, som nu skal op i gear igen.

7. Brug tiden på at forberede de første projekt- og styregruppemøder

Tiden efter ferien giver en gylden mulighed dels for arbejdsro og dels for at genskabe momentum i og fokus på projektet. Brug tiden korrekt for at sikre projektet de bedste betingelser, så du som projektleder kan være den, der guider dine kolleger tilbage til projektet.

Vil du vide mere om projektledelse?

Du er velkommen til at kontakte os

Info@peakconsulting.dk | Tlf: 3526 2880