Skriv en god business case

Sådan opstiller du en god business case

Peak Consulting Group»Artikler»Skriv en god business case

Skriv en god business case

Hvad kendetegner en god business case, og hvilke værktøjer er nødvendige i forbindelse med at opstille og udregne en god business case?

 

En god business case beskriver et projekt set fra forretningens perspektiv, da business casen afgør, om projektet er en god investering for forretningen. Det er helt afgørende for projektets succes, at business casen bidrager til, at der vælges netop den løsning, der bedst opfylder forretningens behov.

De fem vinkler

Når et projekt skal ses fra forretningens perspektiv, bør projektet anskues fra fem forskellige vinkler: strategi, økonomi, finansiering, marked og eksekvering. Det kaldes også 5-case eller Better Business-case-metoden.

Virksomhedens strategi er overliggeren, der berettiger projektet. Når det skal vurderes, hvilken løsning der er value-for-money, så er det økonomiske perspektiv et centralt element i en god business case.

Løsningen er nemlig kun god, hvis finansieringen kan følge med, og hvis markedet kan levere og aftage de produkter, der forventes, samtidigt med at organisationen kan eksekvere selve projektet. Organisationens eksekveringsevne handler blandt andet om modenhed, kompetencer og ressourcer.

 

Når alt virker uoverskueligt

 

Førend et projekt startes op, ved man hverken meget om selve problemet eller om de mulige løsninger, derfor kan opstillingen af en god business case virke uoverskuelig.

 

Hele essensen i metodikken bag opstillingen af en god business case er, at man gradvist arbejder sig frem i en fornuftig takt. Vi skal jo ikke skabe viden på baggrund af en mavefornemmelse eller bruge ressourcer på spildt analysearbejde” – Martin Dohn

 

Nøglen til opstilling af en god business case er derfor et stærkt analysedesign og en trinvis fremgangsmåde.

 

Business casens tre faser

En trinvis og interaktiv fremgangsmåde medfører, at projektet undgår at blive styret af intuition.

Det første trin, i forbindelse med projektet, bør derfor være at opstille en strategisk business case, derefter en outline business case og afslutningsvis, når der er styr på elementer såsom priser, er det muligt at opstille en fuld business case.

Den strategiske business case har fokus på strategi, mål og muligheder. Her er det vigtigt at anvende og undersøge de muligheder, der allerede er til rådighed. For at opstille den strategiske business case skal der derfor primært indhentes inspiration, samtidigt med at den eksisterende viden anvendes.

Den strategiske business case er fundamentet til outline business casen. I outline business casen bliver de konkrete løsningsmuligheder analyseret nærmere som et grundlag for at træffe den endelige beslutning om, hvilken løsning der er den bedste. Udover strategi og økonomi bliver der i den forbindelse også kigget nærmere på finansiering, marked og eksekvering.

Outline business casen afgør det næste skridt i processen, det kunne eksempelvis være et udbud. Når de endelige priser er kendt, opdateres business casen, hvilket medfører, at de beslutninger, der fremadrettet træffes i forbindelse med projektet, har en fuld business case bag sig.

 

Business cases – det er noget vi kan blive bedre til

Opstillingen af en god business case bør i sin helhed anskues som en analyse. En analytisk tilgang sikrer blandt andet, at alternativer undersøges systematisk, og at undersøgelser sættes ind, der hvor det er nødvendigt; det er især vigtigt, da det forkorter tiden på selve analysen, og dermed kommer projektet hurtigere i gang.

Vores optimisme og entusiasme gør, at vi ofte undervurderer, hvor mange ressourcer det kræver at gennemføre et projekt” – Martin Dohn.

 

Et godt sted at starte er ved de ømme punkter, der allerede er kendskab til. Det kan eksempelvis være mangel på medarbejdere til at gennemføre projektet eller tendensen til at undervurdere, hvor mange ressourcer det kræver at gennemføre et projekt.

Kendskabet til de ømme punkter medvirker til, at det bliver nemmere at fokusere på den analyse, som ligger bag selve business casen.